En este artículo se explica qué son los diagramas de flechas y para qué sirven. También podrás ver cómo realizar un diagrama de flechas y un ejemplo resuelto paso a paso. Finalmente, encontrarás cuáles son las ventajas de usar un diagrama de flechas.
Índice
¿Qué es un diagrama de flechas?
Un diagrama de flechas es un tipo de diagrama que se utiliza en gestión de proyectos para planificar las tareas y los plazos del proyecto. Así pues, un diagrama de flechas consiste en asociar cada una de las actividades del proyecto a una flecha y representarlas según las relaciones de precedencia de las actividades.
Principalmente, el diagrama de flechas sirve para determinar cuándo debe empezar cada actividad del proyecto, cuánto dura cada actividad, qué tareas deben estar terminadas para que empiece cada tarea y el tiempo de duración de todo el proyecto.
El diagrama de flechas fue inventado en 1956 en Estados Unidos en el proyecto del submarino nuclear Polaris. Se usó el diagrama de flechas para simplificar la planificación de las tareas que se debían hacer en un proyecto tan complejo.
Se podría considerar el diagrama de flechas como una simplificación del diagrama de PERT, pues es un tipo de diagrama similar. No obstante, tienen más diferencias de lo que parece, más abajo entraremos en detalle.
Cómo hacer un diagrama de flechas
Los pasos para hacer un diagrama de flechas son:
- Identificar todas las actividades del proyecto: el primer paso para hacer un diagrama de flechas es saber cuáles son las actividades que se deben realizar para llevar a cabo el proyecto. Además, se debe determinar el tiempo que se necesita para completar cada actividad.
- Determinar la secuencia entre las actividades: se deben definir las relaciones entre las diferentes actividades, es decir, se deben conocer qué actividades deben estar acabadas para poder empezar cada actividad.
- Representar el diagrama de de flechas: dibuja en un diagrama las actividades del proyecto y sus dependencias. Debes dibujar cada actividad como una flecha que une dos nodos diferentes, además, debes añadir el tiempo necesario para completar cada actividad en su flecha correspondiente.
- Añadir nodos o flechas ficticios: si alguna actividad necesita que dos o más actividades diferentes estén terminadas para poder ser iniciada, puede que necesites añadir algún nodo o flecha ficticia para que el diagrama de flechas sea fiel a la realidad.
- Establecer límites temporales en los nodos: en cada nodo se deben añadir los instantes de tiempo mínimos y máximos en los que debe empezar la actividad saliente para que la duración del proyecto no se retrase.
Ejemplo de diagrama de flechas
Una vez hemos visto la definición del diagrama de flechas y cómo se hace, vamos a ver un ejemplo para acabar de entender el concepto:
- A continuación se muestran de manera simplificada las actividades que se deben llevar a cabo para construir un edificio de pisos. Realiza un diagrama de flechas del proyecto.
En este caso, el ejercicio ya nos proporciona el orden de las actividades, por lo que ahora simplemente tenemos que representar el diagrama de flechas. Para ello, dibujamos nodos y representamos las actividades como flechas entre nodos, además, debemos añadir el tiempo que dura cada actividad debajo de la flecha.
Fíjate que hemos añadido una flecha ficticia (pintada de color verde) entre el nodo 4 y el nodo 3 para indicar que la actividad C y la actividad B deben estar terminadas para poder empezar la actividad D.
Luego añadimos el tiempo mínimo y el tiempo máximo de cada nodo, estos tiempos representan el instante mínimo y máximo que debería empezar la siguiente actividad para que la duración total del proyecto no se alargue:
Para terminar, marcamos la ruta crítica de otro color. La ruta crítica es el camino del diagrama que esta formado por actividades críticas, es decir, por actividades que si se retrasan provocarán que el proyecto dure más.
Para determinar las actividades críticas de un diagrama de flechas debes fijarte en aquellas tareas que establecen los tiempos mínimos y máximos de los nodos, pues una actividad crítica es aquella que marca el tiempo mínimo y el tiempo máximo de un nodo.
Por lo tanto, las únicas actividades que tienen un cierto tiempo de holgura en este proyecto son las actividades C, F y G. El resto de actividades deben completarse según los plazos establecidos, sino la duración del proyecto se alargará.
Ventajas de un diagrama de flechas
Las ventajas que tiene un diagrama de flechas son las siguientes:
- Identificar las actividades críticas del proyecto: realizar el diagrama de flechas del proyecto permite visualizar el proyecto e identificar aquellas actividades que si se retrasan afectarán a la duración total del proyecto.
- Comprender todo el proceso: al hacer un plan, todo el equipo se enfrenta a muchas complicaciones, como por ejemplo falta de concentración, preferencias y distracción. El diagrama de flechas hace que todo el equipo comience a trabajar en el proyecto de manera eficiente.
- Mejora en la toma de decisiones: al decidir sobre las actividades de un proyecto, a menudo la decisión se retrasa por muchas razones tales como muchas opiniones diferentes, evitar hacer ciertas tareas, incertidumbre o presión de tiempo. Sin embargo, el diagrama de flechas permite identificar todos los problemas al principio y resolverlos de manera eficiente agregando nuevas soluciones al diagrama.
- Identificar la necesidad de recursos adicionales: uno de los problemas más habituales en la gestión de proyectos es que una actividad requiere más recursos de los esperados. Así pues, el diagrama de flechas nos permite identificar cuándo y dónde se deben asignar los recursos.
- Ayuda a mantenerse enfocado: durante el transcurso de un proyecto muchos factores distraen a los miembros del equipo. Ya sea por desacuerdo o por falta de concentración. Pero después de transformar un plan en un diagrama de flechas, los compañeros de equipo conocen el camino concreto desde el comienzo hasta la finalización de las tareas, lo que restringe a los ejecutores de seguir cualquier otro paso excepto los planeados.
- Transmite una secuencia: en los proyectos suele haber confusiones sobre por dónde se debe empezar o qué paso viene a continuación. El diagrama de flechas permite que el equipo sepa perfectamente el orden de las actividades.
Diagrama de flechas y diagrama de PERT
El diagrama de flechas y el diagrama de PERT tienen muchas similitudes, de hecho, muchos consideran el diagrama de flechas como una simplificación del diagrama de PERT. Por eso a continuación veremos cuál es la diferencia entre estos dos tipos de diagramas.
El diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) es una herramienta de gestión de proyectos que también sirve para planificar las tareas de un proyecto. No obstante, en el diagrama de PERT se suelen representar las actividades como nodos, mientras que las flechas son el tiempo que dura cada actividad.
Por lo tanto, la principal diferencia entre un diagrama de flechas y un diagrama de PERT es que en el diagrama de flechas se representan las actividades como flechas, en cambio, en el diagrama de PERT se representan las actividades como nodos.